Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Inrichting en beheer / Incasso

Uw administratie inrichten voor automatische incasso's

Artikelen bij: Incasso

1	Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso
2	Uw administratie inrichten voor automatische incasso's

Nadat het incassocontract is geregeld en de machtigingenformulieren zijn opgesteld, kunnen de relaties het machtigingsformulier invullen om de incassomachtigingen te kunnen regelen. Zie daarvoor ook de handleiding: » Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso.

Om via Conscribo daarna incassobestanden te kunnen genereren, dienen er gegevens bij de instellingen en de ledenadministratie ingevuld te worden.

Gegevens vanuit de leden

Van de relaties die een incassomachtiging hebben ondertekend, zijn de volgende gegevens benodigd:

Bankrekeningnummer: Zorg dat er in de ledenadministratie een veld is voor het bankrekeningnummer. Daar kan naar verwezen worden om het over te nemen in het incassobestand. In dit veld staat een IBAN nummer, maar ook een BIC nummer. Voor Nederlandse bankrekeningnummers kunnen wij die bekijken, maar voor buitenlandse IBAN nummers, zullen deze zelf nagevraagd en ingevuld moeten worden.
Machtigingskenmerk: Elke machtiging krijgt zijn eigen kenmerk. Deze is toegewezen aan één IBAN nummer en één relatie. Deze kenmerken zijn dus niet te hergebruiken, want dan gaat de bank moeilijk doen. Wij raden aan om altijd het relatienummer hierin mee te nemen. Deze is in Conscribo per definitie uniek en geeft daarmee meer zekerheid dat er niet per ongeluk dubbele kenmerken ontstaan.
Datum ondertekening: De machtiging wordt getekend op een bepaalde datum. Deze datum dient ook meegestuurd te worden met het incassobestand en mag nooit in de toekomst liggen, ten opzichte van de uitvoerdatum van de incasso. Hier zou bijvoorbeeld ook de datum van start lidmaatschap voor kunnen wordt gebruikt.

De meeste velden hiervan staan al standaard in de ledenadministratie. Lees hier hoe deze kunnen worden toegevoegd als deze nog niet aanwezig zijn:
» Gegevensvelden bewerken en aanmaken

Incassoinstellingen

Met al deze gegevens, zijn de incassoinstellingen in te vullen. Deze instellingen zijn te vinden in het menu via Instellingen > Financiële instellingen > Incasso. Deze pagina ziet er als volgt uit:

SEPA incassoinstellingen

Dit zijn de afspraken die met de bank gemaakt zijn, zodat Conscribo daar rekening mee kan houden en de bestanden minder snel worden afgewezen.

Bankrekeningnummer: Dit is het rekeningnummer van de organisatie die de incasso gaat uitvoeren.
Incassant Id: Deze code wordt door de bank verstrekt, en is je persoonlijke code om aan de bank aan te tonen dat er geïncasseerd mag worden.
Maximaal bedrag per incassoregel: De bank kan een voorwaarde geven hoeveel er geïncasseerd mag worden per relatie.
Maximaal bedrag per incassobatch: De bank kan een voorwaarde geven hoeveel er per batch geïncasseerd mag worden.
Maximaal aantal regels per incassobatch: De bank kan een voorwaarde geven hoeveel relaties er tegelijkertijd geïncasseerd mogen worden.

Inrichting mandaatregister

Voor het mandaatregister wil Conscribo graag weten waar al deze gegevens te vinden zijn. Deze worden hier ingevuld.

Incassokenmerk: Een incassokenmerk kan een samenstelling zijn van meerdere velden, die hier ingevuld worden. Wij adviseren altijd om in elk geval een relatienummer {code} daarin mee te nemen omdat deze in Conscribo altijd per relatie uniek is.
Mandaatkenmerk doornummeren: Een incassokenmerk is altijd gekoppeld aan één bankrekeningnummer. Het gebeurt nog wel eens dat een relatie een nieuw bankrekeningnummer krijgt. Dan dient er een nieuw kenmerk te komen voor deze relatie. Met deze optie, kan Conscribo hierin meedenken en alvast een nieuw nummer geven, zodat jij als gebruiker dat niet hoeft te doen.
Bankrekeninggegevens: Het veld waarin het bankrekeningnummer van de relatie staat ingevuld.
Datum ondertekening incassocontract: Het veld waarin de datum staat waarop de relatie het contract met de organisatie heeft ondertekend.

Incassoprofiel

Met het incassoprofiel, kan vooraf ingesteld worden welke relaties wel mee mogen doen met de incasso en welke niet. Deze selectie wordt vooraf gemaakt, zodat hier achteraf geen fouten in gemaakt kunnen worden. De selectie voor de incasso is namelijk vrijwel altijd gelijk.

De instellingen zien er als volgt uit:

Welke relaties: Soms wordt er bij alle relaties geïncasseerd. Deze optie is standaard. Eventueel kunnen later nog relaties uit de incassoselectie gehaald worden. Indien maar een select aantal relaties mee mogen in de incasso, dient er gekozen te worden voor Selectie van relaties.
De selectie: Als er een selectie toegepast dient te worden, kan hier aangegeven worden welke selectie dat is. In de praktijk zien we in de meeste gevallen dat klanten kiezen voor een opsommingveld genaamd betaalwijze, met als opties voor incasso en factuur. Wijkt je selectie hiervan af, dan kan dat natuurlijk naar eigen wens aangepast worden.